Je hebt je zieke medewerker weer gesproken en wat aantekeningen gemaakt. Deze aantekeningen leg je zoals gebruikelijk vast in het verzuimsysteem.

Maar wat leg ik dan vast?

Maak geen complete verslagen van de gesprekken die je voert, ook om te voorkomen dat je medische of privacygevoelige informatie vastlegt. Zie het verzuimdossier als een procesdossier waarin je besluiten, afspraken en belangrijke veranderingen (nieuw einddoel) vastlegt en natuurlijk de wettelijk verplichte Poortwachter documenten.

Maar dan weet ik niet meer wat er precies is gezegd en wat toen de reden van ziekmelding was!

Dat doet er eigenlijk ook niet toe. Dat klinkt raar, maar voor jou als leidinggevende/casemanager is alleen van belang om vast te leggen wat op dat moment de mogelijkheden zijn qua werk en welke afspraken je kan maken.

Twee goede redenen waarom je NIET alles moet vastleggen. 

Reden 1: Je verzuimdossier wordt onoverzichtelijk. Mocht het onverhoopt tot een WIA-aanvraag komen, dan zal je eerst weer het hele dossier moeten doorlopen en alle overbodige informatie moeten verwijderen. Maar het UWV wil toch weten wat er precies is gebeurd? Nee. Het UWV wil in hapklare brokken zien wat de concrete re-integratie-inspanningen zijn geweest en de medische informatie ontvangt het UWV wel van de bedrijfsarts.

Onthoud dit: Het belangrijkste is het re-integratieresultaat. De precieze stappen bekijkt het UWV pas uitgebreid als het re-integratieresultaat onvoldoende is. Concentreer je dus liever op de praktijk en kom in actie!

Reden 2: Je hebt geen verstand van medische zaken. Richt je op wat werknemer nog wel kan, ‘de  mogelijkheden’. 
Want verstand van het werk, dat heb je wel!
Mocht je onverhoopt toch niet meer weten wat de exacte reden van de ziekmelding was, dan zeg je dat gewoon eerlijk tegen je werknemer en geef je aan dat je geen medische gegevens vastlegt. Want daar hebben we de bedrijfsarts voor die het in het afgeschermde medische dossier zet.

Wat leg ik dan bijvoorbeeld wel vast?

• Veranderingen:
  • De re-integratie stagneert of de re-integratie kan sneller. Leg ook uit waarom de re-integratie stagneert.
  • Mogelijkheden van werknemer die toe- of afnemen.

• Besluiten:
  • Start of uitbreiding werkzaamheden qua inhoud en/of uren.
  • Start van een interventie, zoals een arbeidsdeskundig onderzoek.
  • Het eigen werk is niet meer mogelijk, we moeten op zoek naar ander werk (“eerste spoor”).
  • Aangepast werk bij de eigen werkgever is niet mogelijk, werknemer moet op zoek naar ander werk bij een andere werkgever ("tweede spoor").

• Afspraken:
  • We hebben weer telefonisch contact op datum X.
  • Het arbeidsdeskundig onderzoek wordt ingepland op datum X.
  • We hebben een actieplan opgesteld en wel als volgt: …

Hiermee maak je het jezelf een stuk makkelijker en je re-integratieverslag zal een lust voor het UWV-oog zijn!

Indien je naar aanleiding van dit blog vragen hebt, kan je altijd bellen met De VerzuimAdvieslijn op t: 0900-0561

Jorien van Dijk, 3 juni 2014

• Verzuimgesprekken
• WIA
• Wet verbetering Poortwachter
• dossiervorming